5 TUYỆT CHIÊU QUẢN LÝ QUÁN CÀ PHÊ – TRÀ SỮA TRÁNH THẤT THOÁT MÀ CHỦ QUÁN NÊN BIẾT

Sau khi thành công mở ra một quán cà phê/trà sữa, quản lý quán như thế nào cho hiệu quả trở thành vấn đề lớn nhất mà nhiều chủ quán luôn trăn trở. Để giải quyết được bài toán hóc búa này, trước tiên các chủ quán cần xem xét đến các yếu tố sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý kinh doanh quán, bao gồm: Chi phí nguyên liệu, nhân sự, kế hoạch Marketing, công nghệ hỗ trợ và xu hướng của thị trường. Bằng cách lập kế hoạch chi tiết và đưa ra những phương hướng phát triển hợp lý, quán cà phê/trà sữa của bạn không chỉ tối ưu hoá được hiệu quả kinh doanh mà còn thúc đẩy và tăng doanh thu cho quán.
Để làm được điều đó, việc đưa ra các đánh giá trực quan về hoạt động hiện tại của quán là điều không thể thiếu. Hãy tham khảo 5 “tuyệt chiêu” mà Passion Link nêu ra dưới đây để tránh thất thoát và tăng hiệu quả kinh doanh cho quán.
 

1. Cân đối chi phí nguyên liệu

Chi phí mua nguyên liệu là khoản tiền có thể dao động hợp lý theo sự cân đối của chủ quán. Cùng một lượng đồ uống cố định được pha ra, nhưng với sự thay đổi nguyên liệu nho nhỏ, không chỉ giúp tiết kiệm một khoản chi phí nhất định mà còn giữ nguyên trải nghiệm vị giác cho khách hàng.
Hãy nhìn vào hoá đơn mua hàng trước đây để đưa ra đánh giá chi tiêu của quán có thực sự hiệu quả hay chưa, sau đó dựa vào cơ sở này để cân đối lại nguồn nguyên liệu. Kiểm kê các đơn đặt hàng và dành thời gian phân tích xu hướng lựa chọn đồ uống của khách hàng để tập trung vào những nguyên liệu nổi bật và giảm bớt những nguyên liệu không cần thiết để giảm bớt chi phí cho quán. Ngoài ra, chủ quán có thể mua sỉ nguyên liệu để được giá rẻ hơn, cân đối lại các món trên menu, bảo quản nguyên liệu chưa dùng đến, tránh mua quá nhiều nhưng dùng không hết phải bỏ đi khi hết hạn.
 

2. Cho phép nhân viên linh hoạt ca làm việc

Thay vì phí phạm thời gian để giải quyết những vấn đề tiểu tiết như nhân viên nghỉ đột xuất, hãy thực hiện việc quản lý một cách linh hoạt. Bằng cách để nhân viên tự chủ động đổi ca làm việc với nhau và chỉ cần thông báo cho bạn biết, bạn có thể dành thời gian cho những công việc quản lý khác quan trọng hơn để tăng hiệu quả kinh doanh của quán.

3. Tự động hóa chiến lược Marketing Online

Các chiến dịch Marketing Online sẽ mang đến nguồn khách hàng tiềm năng rất lớn cho quán cà phê/ trà sữa. Tuy nhiên, việc thực hiện các chiến dịch Marketing Online tốn khá nhiều thời gian và chi phí. Để tiết kiệm được khoản thời gian ấy, bạn có thể thực hiện tự động hoá một số chiến dịch quảng cáo nhất định. Chẳng hạn như, một số quán hướng tới việc tăng lợi nhuận bằng cách đưa ra những món đồ uống xu hướng định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng.
Với tính chất thay đổi theo mùa trong ngành F&B, bạn thậm chí có thể lên hẳn một kế hoạch cho cả Quý hay nửa năm. Ví dụ, mùa Hè cho ra những món đồ uống giải khát mát lạnh, mùa Đông là thời điểm những thức uống ấm nóng lên ngôi. Những xu hướng có tính quy luật này sẽ giúp chủ quán lên kế hoạch dễ dàng để đưa ra những sản phẩm hợp lý vào từng thời điểm trong tương lai mà không phải mất thời gian liên tục điều chỉnh qua từng giai đoạn.
Bằng cách tạo nên những sản phẩm đặc biệt trên Fanpage trong một lần, sau đó lên lịch các bài đăng trong khoảng một tháng hoặc nhiều hơn, bạn có thể tiết kiệm được khá nhiều thời gian Marketing Online, đồng thời dành khoản thời gian còn lại cho việc xem qua báo cáo hiệu quả Fanpage và tương tác với khách hàng để nâng cao chất lượng Fanpage và chăm sóc khách hàng hiệu quả.
 

4. Đầu tư vào công nghệ

Sự hỗ trợ của các thiết bị công nghệ sẽ giúp giảm thiểu thất thoát hao hụt do yếu tố con người gây ra và tăng hiệu suất công việc. Bằng cách đầu tư vào công nghệ, mà cụ thể là vào hệ thống điểm bán hàng – POS, bạn có thể dễ dàng theo dõi hàng tồn kho, tiết kiệm đến 10% thông qua hiệu quả hạn chế thất thoát do trộm cắp vặt trong nội bộ nhân viên.
Điểm vượt trội của hệ thống này còn nằm ở tốc độ xử lý đơn hàng và tính đồng bộ hóa trên tất cả các bộ phận, hình thành nên một lưu trình xử lý khép kín và nhanh chóng, sẽ giúp giảm bớt một số tác vụ cho nhân viên để dành thời gian chăm sóc khách hàng nhiều hơn.
 

5. Bán trải nghiệm thưởng thức đồ uống cho khách hàng

Ngày nay, khách hàng đến quán cà phê/trà sữa không chỉ để thưởng thức đồ uống mà còn để tận hưởng không gian thoải mái, thư giãn sau một thời gian dài làm việc và học tập mệt mỏi. Chính vì thế, ngoài hương vị và chất lượng đồ uống, các yếu tố khác như không gian thoáng đãng và thu hút, thái độ phục vụ nhiệt tình, âm nhạc dịu nhẹ,... đều trở thành những “điểm sáng” hấp dẫn khách hàng.
Đừng biến quán cà phê/trà sữa của bạn thành một nơi nhàm chán chỉ đơn thuần để bán đồ uống không hơn không kém. Thay vào đó, hãy tạo nên một không gian lý tưởng để mang đến trải nghiệm thưởng thức đồ uống tuyệt vời cho thực khách.
 
Có thể thấy, việc mở ra một quán cà phê/trà sữa đã tốn không ít thời gian và công sức. Nhưng để duy trì hoạt động và tối ưu hoá hiệu quả kinh doanh của quán càng khó khăn hơn. Hãy là người kinh doanh thông minh và nhạy cảm với sự thay đổi của thị trường. Lập kế hoạch chi tiết để tận dụng ưu thế sẵn có, đưa ra những thay đổi cần thiết để tăng hiệu quả kinh doanh, tránh thất thoát và thu hút khách hàng về quán.